Eine häufig gestellte Frage ist: welche Informationen werden benötigt, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen? Ganz allgemein, gibt es hier vier Arten von Informationen:
- Rechnungen und Bescheide
- Verbrauchsmengen (Gas, Wasser, Strom, Öl, Wärmemengen, … je nach installierter Einrichtungen im Haus oder der Wohnung) und Zwischenstände, wenn die Mieter wechseln
- Abrechnungszeiträume (in der Regel vom 01.01 bis zum 31.12 eines Jahres) und auch den Wechseln von Mietern während des Jahres: welche Partei wohnt wie lange in der Wohnung?
- Umlageschlüssel (im Allgemeinen sind Wohnflächen je Partei und Allgemeinflächen in Quadratmeter die Basis, aber auch die Personenzahl je Wohneinheit oder Anzahl Wohnungen kann die Basis sein; insbesondere, wenn bereits Betriebskostenabrechnungen in der Vergangenheit durchgeführt wurden, ist es wichtig die bisherigen Umlageschlüssel zu kennen. Denn die Schlüssel bleiben in der Regel bestehen)
Auch ist wichtig zu unterscheiden, ob die Betriebskostenabrechnung für eine Wohnung oder ein Haus erstellt wird.
Wird die Betriebskostenabrechnung für ein Haus erstellt gehört zum „Standardsatz“ an Unterlagen (Rechnungen und Bescheide sowie Verbrauchsmengen) dazu:
- Zu den Rechnungen und Bescheiden gehören:
- der Grundsteuerbescheid
- die Kosten für die Gebäudeversicherung
- die Rechnung des Schornsteinfegers
- die Abwassergebühren
- die Kosten für die Müllentsorung
- Zu den Verbrauchsmengen gehören:
- die Verbrauchsmengen an Kaltwasser
- die Kosten für die Aufbereitung des Warmwassers (das ist abhängig von der Aufbereitungsart und kann z. B. sein: Erwärmung über Öl/Gas/Strom/Wärmepumpe/…)
- die Kosten für die Heizung (auch hier ist es abhängig von der Aufbereitungsart und kann z. B. sein: Erwärmung über Öl/Gas/Strom/Wärmepumpe/…)
- Verbrauchsmengen an Strom je Einheit – oder bei einer Gesamtstromrechnung über Umlageschlüssel
Bei den Verbrauchsmengen ist wichtig, dass die Zählerstände (Strom, Kaltwasser, Warmwasser, Gas, Strom für Wärmepumpe, … ) je Partei zum Jahresanfang 01.01 und Jahresende 31.12 abgelesen werden. Die Zählerstände sind auch zu erfassen, wenn es einen Auszug gibt und einen Einzug einer Partei. Ebenso die Zeiten in denen die Wohnung nicht vermietet war.
Bei den Rechnung und Bescheiden ist wichtig, dass sie immer ein ganzes Jahr vom 01.01. bis 31.12 abdecken. Typischerweise wird z. B. die Rechnung für die Gebäudeversicherung irgendwann während des Jahres eintreffen. Da sich die Kosten für die Versicherung in der Regel von Rechnung zu Rechnung ändern, ist es wichtig beide Rechnungen zu erhalten.
Beispiel:
Die Versicherung sendet die Rechnung zum 31.03 für das laufende Jahr. Und ab dem 01.04 wird eine Erhöhung des Beitrages stattfinden. Deshalb braucht man sowohl die Beitragshöhe bis zum 31.03 als auch die Rechnung für die Beitragshöhe ab dem 01.04, um das komplette Jahr vom 01.01 bis 31.12 abrechnen zu können.